Desde teléfonos sencillos hasta pantallas planas, el equipo que se utiliza hoy en día para compartir información en la mayoría de las salas de reuniones es bastante básico. La investigación también sugiere que los equipos disponibles pueden ser un desafío para los participantes de la reunión. Según una encuesta, 87% de los entrevistados reporta frustración y estrés debido a las fallas tecnológicas en las salas de reuniones.
Éstas se encuentran entre los puntos tratados en un nuevo estudio de la firma líder de consultoría e investigación Frost & Sullivan. En ‘7 pasos para Mejorar las Reuniones Virtuales en la Nueva Era del Trabajo’, Frost & Sullivan (F&S) evalúa el impacto de las nuevas demandas en el lugar de trabajo y la adopción de equipos y servicios de audio basados en la nube.
Se apunta que una variedad de acontecimientos, desde la pandemia de la COVID-19, disturbios, hasta las condiciones climáticas extremas, han creado una gran demanda de capacidades de colaboración virtual, y afirman: “La esperada proliferación de un modelo de trabajo distribuido se encuentra entre los principales factores que llevan a las organizaciones a repensar sus salas de reuniones“.
Conferencias audiovisuales: en cualquier lugar y en cualquier momento
El objetivo de este replanteamiento será potenciar “la conectividad en cualquier lugar y la colaboración en cualquier momento que permita equipos y procesos más ágiles“. Pero, ¿por dónde empezar si, como sugiere la investigación, 95% de las salas de reuniones están actualmente mal equipadas para esto?
Cada vez más organizaciones empiezan con tecnologías habilitadas para la nube y las combinan con soluciones audiovisuales (AV) modernas. Esto es lo que F&S dice al respecto: “La organización colaborativa del futuro requerirá salas de reuniones equipadas con dispositivos AV avanzados que complementen los modernos y sólidos servicios de conferencias en la nube en los que las organizaciones ya han invertido”.
El audio de alta calidad es esencial en este sentido. Hay una serie de consideraciones importantes sobre el diseño de audio al momento de repensar las salas de reuniones con el fin de lograr un audio impecable. Estas incluyen: la acústica de la sala, el número de participantes en la sala, la asistencia de participantes remotos, la ubicación de la pantalla, las herramientas de colaboración (audio, conferencias web/video, intercambio de contenido) posibles fuentes de contaminación acústica (por ejemplo, paredes delgadas, pasillos muy transitados, etc.), y la facilidad de instalación, uso y gestión.
Sistemas de audio que impulsan la eficiencia
El audio impecable es un factor clave para la eficiencia de las reuniones, cuya falta es motivo de preocupación en muchas organizaciones. Más del 70% de los altos directivos están de acuerdo en que las reuniones son improductivas e ineficientes. Entonces, ¿qué diferencia aporta un audio impecable?
- Para los usuarios: Los dispositivos de audio en las salas de reuniones, configurados de forma adecuada, permiten a los usuarios enfocarse en la información y la discusión en cuestión y limitan la necesidad de manipular físicamente los equipos de audio en salas compartidas con el fin de realizar tareas como: conectar o desconectar computadoras personales, ajustar el volumen del dispositivo de la sala o apagar y encender o reubicar dispositivos de audio en la mesa, algo esencial en los espacios de trabajo actuales con ‘distanciamiento social’. Además, los usuarios no necesitarán llamar a un administrador para realizar estas funciones.
- Para los administradores: La gestión remota de las soluciones de audio en las salas de reuniones configuradas correctamente permite al personal de soporte un control total desde cualquier lugar, y además elimina la necesidad de visitar físicamente las salas con el fin de: realizar ajustes en la configuración de audio (captación del micrófono y rango de salida de los altavoces), reubicación de dispositivos en la mesa, ejecución de pruebas de diagnóstico, realizar actualizaciones de software y MACD, o apagar y encender dispositivos en forma remota. Gracias a la capacidad de realizar estas tareas desde cualquier lugar y en cualquier momento, los administradores de sistemas recibirán menos tickets de “help desk”.
También es importante que, independientemente del sistema de audio y las opciones de solución que elija, la tecnología se pueda actualizar fácilmente para que sea compatible con nuevas tecnologías y diferentes marcas.