En cualquier ayuntamiento, parlamento autonómico, congreso o parlamento nacional, los usuarios gubernamentales deben cumplir unas normas de procedimiento muy estrictas. Dependiendo del tipo de reunión, es posible que también sea importante documentar quién asistió a una reunión, qué temas se trataron, quién tomó la palabra y durante cuánto tiempo, y qué decisiones se tomaron.
Un sistema de conferencias avanzado como Microflex Complete se adapta perfectamente a cualquier normativa, costumbre y protocolo establecidos, a la vez que garantiza una comunicación nítida y facilita la toma de decisiones. Se trata básicamente de un sistema de microfonía que integra funciones de identificación de participantes, control remoto de micrófonos, tiempos de intervención, gestión de la agenda, votación parlamentaria, creación de informes, etc. El sistema conserva un archivo electrónico de datos sobre cada reunión, y también se puede utilizar con los sistemas de grabación, streaming y transcripción de otras marcas, con el fin de generar material de archivo indizado que permite realizar búsquedas por fecha, tema o ponente. Este material de archivo puede utilizarse como referencia histórica o ponerse a disposición de las personas interesadas.
Motivo 1: Las unidades de conferencia personalizadas se ajustan al espacio disponible
Algunos espacios de reuniones del ámbito gubernamental plantean retos específicos que no suelen darse en las típicas salas de juntas ni en las instituciones educativas. Las salas de reuniones gubernamentales pueden presentar limitaciones arquitectónicas o restricciones de montaje específicas que dificultan la instalación de los componentes MXC estándar. Los escritorios o las mesas de la sala pueden tener una importancia histórica, por lo que no se pueden taladrar huecos ni ampliar las aberturas para instalar nuevas unidades de conferencia. Por lo tanto, la nueva unidad debe caber en el hueco existente y, para el paso de los cables, se utilizarán los orificios ya practicados.existing holes for cable routing.
En general, los componentes nuevos del sistema de conferencia sustituyen a los ya existentes, que son de una serie anterior o de otro fabricante. Si las nuevas unidades son algo más pequeñas que el equipamiento anterior, se puede cubrir el hueco visible con una placa frontal a medida.
Otra situación bastante habitual es cuando los asientos de los diputados son como las típicas sillas de teatro, sin escritorio ni mesa. En este caso, el micrófono y los controles de la unidad de conferencia se montan en el apoyabrazos de la silla. Cuando la unidad de conferencia se monta en un apoyabrazos, debe ser lo bastante estrecha como para caber en un espacio tan limitado. A veces, la unidad de conferencia instalada en el apoyabrazos deberá compartirse entre dos personas, que utilizarán el mismo micrófono para hablar, pero dispondrán de tomas de auriculares y controles individuales para escuchar los canales de interpretación.
Motivo 2: Funciones y Controles
Otro factor importante es que el sistema de conferencias debe amoldarse al formato de las reuniones de una asamblea legislativa. Por lo tanto, la unidad de conferencia deberá contar con una serie de funciones y controles específicos que los miembros de la asamblea estén acostumbrados a utilizar, o que cumplan los procedimientos aplicados por dicho órgano gubernamental. Por ejemplo, puede que en un ayuntamiento de la ciudad solo quieran tener tres botones de votación —Sí, No y Abstención—, pero en otro ayuntamiento necesiten cinco botones de votación. O que en una asamblea los asientos estén asignados a cada participante, mientras que en otra permitan a los participantes sentarse donde quieran, en cuyo caso las unidades de conferencia deberán estar provistas de una ranura para tarjeta de identificación por NFC.
Motivo 3: Unidades de conferencia con un color personalizado
Incluso cuando no existan limitaciones físicas o funcionales, puede que un cliente gubernamental quiera que la unidad de conferencia tenga un color o acabado especial que coincida con el estilo de la sala o que refleje la importancia del organismo. Por ejemplo, una unidad de conferencia de color dorado combinará mejor con un decorado tradicional, mientras que un acabado de plata pulida quizás sea preferible para un mobiliario de estilo contemporáneo.
Motivo 4: Personalización de los componentes de la unidad de conferencia MXC
Teniendo en cuenta todas estas situaciones, se diseñó la unidad de conferencia empotrable MXC para poder crear fácilmente configuraciones personalizadas con los componentes. Se trata de módulos funcionales con los correspondientes controles, conectores e indicadores, una placa frontal de metal y una carcasa trasera metálica para proteger la unidad contra las interferencias eléctricas externas. Estos módulos se pueden añadir, eliminar o cambiar de lugar con el fin de crear una unidad de conferencia personalizada que cuente con la combinación adecuada de funciones, tamaño y acabado según las necesidades del organismo de que se trate.
Por otra parte, incluso una unidad de conferencia diseñada a medida debe formar parte de un sistema que cumpla los requisitos básicos de los organismos gubernamentales. Estos requisitos incluyen disponer de varias opciones para el control de los micrófonos y la distribución de idiomas, además de funciones de gestión de reuniones, como la posibilidad de admitir participantes con diferentes roles, derechos de palabra o ponderación de votos, gestión de la agenda, integración con sistemas externos de grabación, transcripción, streaming, etc. El sistema de conferencia Microflex Complete con el software de gestión de conferencias SW6000 se puede personalizar para ajustarse a las normas de procedimiento específicas de cualquier organización, sin importar si las salas tienen capacidad para 10 o para 1000 participantes. Por último, el sistema MXC se puede integrar con otros equipos de Shure, como los micrófonos inalámbricospara presentadores, los micrófonos de array que recogen las preguntas del público o de los medios de comunicación, y el DSP que permite unirse de forma remota a la reunión por videoconferencia.
Cómo solicitar unidades de conferencia MXC personalizadas
Para los usuarios gubernamentales con exigencias específicas de tipo operativo, estético o arquitectónico, las unidades de conferencia MXC personalizadas ofrecen prestaciones y funciones punteras, aunque conservando un diseño tradicional. Para cualquier consulta, dirígete a un integrador o diseñador de sistemas cualificado o al distribuidor de Shure más cercano.