La pandemia de coronavirus ha afectado a todos los ámbitos de la vida privada y pública, lo que obligó a replantear las estructuras organizativas establecidas y a adoptar nuevos métodos de trabajo. Esto también afecta a gobiernos y a políticos, que toman decisiones importantes desde el nivel federal hasta el local. La integración de un sistema de conferencias para reuniones políticas ya puede ser una tarea compleja en tiempos normales; sin embargo, una reunión del consejo de distrito con 64 unidades de micrófono en un gimnasio fue un nuevo reto incluso para un experimentado especialista en AV como Kohl UG.
Perfil del cliente
El consejo de distrito de la región de Bad Kissingen, en Alemania, necesitaba una alternativa para los 60 miembros del consejo. Los miembros del consejo suelen reunirse en las salas de conferencias del ayuntamiento de Bad Kissingen, diseñadas para un máximo de 70 participantes. A fin de cumplir con las normas de distanciamiento social, los funcionarios debieron buscar un lugar alternativo y tuvieron la suerte de encontrar un gimnasio en la comunidad vecina de Nüdlingen.
Reto
Debido a las normas de seguridad contra el coronavirus, cada miembro del consejo tuvo que sentarse en su propia mesa. Las mesas se colocaron en el gimnasio en seis filas de diez mesas cada una, con suficiente distancia entre ellas. Además, era importante garantizar la libertad de movimiento de los participantes de la reunión, que debían abandonar sus puestos para las tareas de elección y votación y tomar asiento en la mesa de conferencia central. Para lograr esto, la tecnología de conferencias debe funcionar en forma inalámbrica. Por último, fue necesario incluir refuerzo sonoro de la zona de prensa y de los asientos del público para apoyar a esta nueva sede.
La solución
El 11 de mayo de 2020 tuvo lugar la primera reunión del Consejo de Distrito de Bad Kissingen en el gimnasio de Nüdlingen. Para la tecnología de conferencias, la empresa de eventos de Kohl UG prefirió el sistema de conferencias Microflex® Complete Wireless de Shure con 64 unidades de conferencia inalámbricas MXCW640 y micrófonos de cuello de ganso MXC416DF / C Dualflex (40 cm). Al ser una combinación de micrófono, altavoz y pantalla táctil en una unidad portátil integrada, cumplieron los requisitos de los miembros del consejo en cuanto a calidad de audio y libertad de movimiento. Un Transceptor de Punto de Acceso MXCWAPT actúa como unidad de control central que, además de enrutar el audio, también se encarga de la gestión de frecuencias, incluyendo la conmutación automática de canales. El refuerzo sonoro en el área de prensa y en los asientos del público se realizó mediante altavoces instalados en forma provisoria, que funcionan a través de un sistema de monitoreo in-ear PSM 1000 con un transmisor y dos receptores.
Ventajas
La reacción de los participantes de la reunión fue muy positiva: Además de la excelente inteligibilidad de voz, sobre todo teniendo en cuenta el entorno acústico desfavorable del gimnasio, los usuarios elogiaron especialmente la operación sencilla y la fácil movilidad de las unidades de micrófono inalámbricas. Las reuniones del consejo se llevaron a cabo sin problemas y con la eficacia habitual. En las próximas sesiones, los participantes también utilizarán la función de votación digital de las unidades de conferencia inalámbricas MXCW640 en lugar de la tradicional votación a mano alzada que se vio en la primera reunión del consejo. Los nuevos requisitos de trabajo también han resultado ser un éxito rotundo para Kohl UG: los contratos de alquiler para las próximas reuniones del consejo de distrito ya han sido acordados, lo que brinda a todas las partes la flexibilidad y la seguridad de planificación necesarias en tiempos inciertos.
